Tips Jitu Mengelola Waktu (#5): Lakukan Rapat dengan Cepat

Seringkali sebuah rapat banyak diisi hal-hal yang kurang penting dan bertele-tele. Tidak efektif. Tidak efisien. Bahkan hingga waktu yang disepakati berakhir, tak kunjung ada keputusan. Sebab isinya lebih banyak obrolan dan sebagiannya gunjingan daripada pembahasan opsi yang mengarah pada keputusan.

Rapat model seperti itu hanya membuang-buang waktu. Belum lagi jika dimulai terlambat dari jadwal yang seharusnya dan diakhiri pula dengan terlambat. Agenda-agenda lain menjadi kacau berantakan.

Cobalah menginisiasi rapat yang dilakukan dengan cepat. Sebuah ide misalnya, tentukan durasi waktu yang singkat untuk sebuah rapat. Jika biasanya dilakukan selama 60 menit, cobalah yang ekstrem, 15 menit. Kemudian lakukan dengan cara berdiri. Singkirkan semua kursi. Tidak ada minuman. Tidak ada hidangan.

Berdiri selama 15 menit dan lakukan dengan cepat. Poin apa saja yang perlu dibahas. Diskusikan satu persatu. Argumen disampaikan secara sistematis dan ringkas. Jika bertele-tele, langsung cut. Perdebatan juga disampaikan secara ringkas. Lalu tugas ketua untuk memutuskan.

Saya yakin rapat seperti ini akan lebih efektif dan banyak menghemat waktu Anda. Selebihnya, bisa dimanfaatkan untuk melaksanakan hasil keputusan rapat.

Ohya, satu lagi. Lakukan teknik rapat cepat ini tepat waktu. Tanpa alasan apapun. Jika yang hadir sangat sedikit dibandingkan seharusnya peserta rapat, jangan ambil peduli. Tetap mulai tepat waktu. Bagaimana jika sebagian hadir saat keputusan rapat sedang diambil atau justru ketika rapat sudah berakhir? Ia bukan bagian dari peserta rapat dan atas keterlambatannya, ia harus berlapang dada menerima hasil keputusan.

Teknik rapat cepat ini akan membuat Anda lebih menghargai waktu. Anda akan menyadari bahwa selama ini banyak waktu terbuang di dalam rapat. Rapat yang sedianya bisa dilakukan hanya 15 menit namun 60 menit pun tak menghasilkan keputusan. Keuntungan lainnya, Anda sebagai pemimpin akan terbiasa lebih cepat mengambil keputusan. Berpikir secara taktis, cepat, dan akurat adalah salah satu seni yang harus dimiliki seorang pemimpin.

sumber: atomicobject.com

Rafif Amir

Writer, Editor, Blogger, Trainer, Publisher, Bibliophile || Surel: rafif_amir@yahoo.co.id

Share this post