Tips Jitu Mengelola Waktu (#5): Lakukan Rapat dengan Cepat
Seringkali sebuah
rapat banyak diisi hal-hal yang kurang penting dan bertele-tele. Tidak efektif.
Tidak efisien. Bahkan hingga waktu yang disepakati berakhir, tak kunjung ada
keputusan. Sebab isinya lebih banyak obrolan dan sebagiannya gunjingan daripada
pembahasan opsi yang mengarah pada keputusan.
Rapat model
seperti itu hanya membuang-buang waktu. Belum lagi jika dimulai terlambat dari
jadwal yang seharusnya dan diakhiri pula dengan terlambat. Agenda-agenda lain
menjadi kacau berantakan.
Cobalah
menginisiasi rapat yang dilakukan dengan cepat. Sebuah ide misalnya, tentukan
durasi waktu yang singkat untuk sebuah rapat. Jika biasanya dilakukan selama 60
menit, cobalah yang ekstrem, 15 menit. Kemudian lakukan dengan cara berdiri.
Singkirkan semua kursi. Tidak ada minuman. Tidak ada hidangan.
Berdiri
selama 15 menit dan lakukan dengan cepat. Poin apa saja yang perlu dibahas.
Diskusikan satu persatu. Argumen disampaikan secara sistematis dan ringkas. Jika
bertele-tele, langsung cut.
Perdebatan juga disampaikan secara ringkas. Lalu tugas ketua untuk memutuskan.
Saya yakin
rapat seperti ini akan lebih efektif dan banyak menghemat waktu Anda.
Selebihnya, bisa dimanfaatkan untuk melaksanakan hasil keputusan rapat.
Ohya, satu
lagi. Lakukan teknik rapat cepat ini tepat waktu. Tanpa alasan apapun. Jika
yang hadir sangat sedikit dibandingkan seharusnya peserta rapat, jangan ambil
peduli. Tetap mulai tepat waktu. Bagaimana jika sebagian hadir saat keputusan
rapat sedang diambil atau justru ketika rapat sudah berakhir? Ia bukan bagian
dari peserta rapat dan atas keterlambatannya, ia harus berlapang dada menerima
hasil keputusan.
Teknik
rapat cepat ini akan membuat Anda lebih menghargai waktu. Anda akan menyadari bahwa
selama ini banyak waktu terbuang di dalam rapat. Rapat yang sedianya bisa
dilakukan hanya 15 menit namun 60 menit pun tak menghasilkan keputusan.
Keuntungan lainnya, Anda sebagai pemimpin akan terbiasa lebih cepat mengambil
keputusan. Berpikir secara taktis, cepat, dan akurat adalah salah satu seni
yang harus dimiliki seorang pemimpin.
sumber: atomicobject.com
Penulis, Editor, Blogger. Pengurus Pusat Forum Lingkar Pena, Founder Sekolah Menulis Online (SMILE), Founder Cahaya Pustaka, Direktur Penerbit Satoe. Bisa dihubungi via surel rafif_amir@yahoo.co.id
0 Response to "Tips Jitu Mengelola Waktu (#5): Lakukan Rapat dengan Cepat"
Posting Komentar